Du bon
usage de la messagerie dans l’entreprise
Quel est celui d'entre nous qui n'a pas pensé un jour qu'il
passait trop de temps au boulot à lire ses mails, à n'avoir pas le temps de
répondre à tous ses mails, à trouver qu'un bon nombre de mails ne
l'intéressaient pas et encombraient sa boîte, à définir avec peine une liste
des destinataires ...!!!
Des chercheurs ont mesuré et annoncé que :
- 56% des utilisateurs consacraient plus de 2h par jour à la
gestion de leur boîte de réception
- 65% des utilisateurs déclaraient vérifier leur messagerie
toutes les heures (mais ils le font en réalité toutes les 5 minutes ...)
- 70% des managers déclarent souffrir de surcharge
informationnelle
- 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 mails par jour…!!
Quel stress ...!! la sollicitation est permanente et la
messagerie entraine une perte de concentration ( les chercheurs ont défini
qu'on mettait 64 secondes pour reprendre le fil de notre pensée après avoir
reçu un mail ...)
Les mails peuvent avoir un effet bénéfique sur
l'organisation du travail dans une entreprise mais aussi des effets pervers :
moins de temps à la réflexion, isolement, ne plus savoir traiter les priorités
: "l'urgence a tendance à tenir lieu de hiérarchie", on travaille
mais n'est-ce pas à des tâches accessoires ? Combien de temps passé à lire (et à relire souvent), à
classer, à répondre, à supprimer... tous ces mails, pour quel résultat ?...
Alors, comment trouver le bon équilibre ? y-a-t-il des
règles simples pour minimiser ces effets pervers ?
Quand j'étais ingénieur chez Renault, l'entreprise nous
avait diffusé quelques conseils , dont je vous fais part, qu'elle avait nommés
:
Les 7 "R" :
N°1 : Rédigez des objets des mails clairs : indiquez dans
l'objet du mail la nature du contenu, ce que vous attendez des principaux
destinataires
N°2 : Réduisez la longueur de vos mails (mais copiez dans le
mail un message d'une page non destinée à l'archivage, plutôt que de l'envoyer
en pièce jointe)
N°3 : Résumez si nécessaire : faites une synthèse de 5
lignes en cas de mail de plus d'une page
N°4 : Rassemblez les pièces jointes. Limitez à 2 le nombre
de pièces jointes, donnez-leur un nom explicite pour tous les destinataires et
décrivez succinctement leur contenu
N°5 : Rappelez votre absence : message de notification
automatique. Indiquez la date de retour et le délégataire.
N°6 : Réduisez la diffusion de vos mails aux acteurs
pertinents (réellement intéressés)
N°7 : Réactualisez
vos listes de diffusion (listes ciblées)
Bien gérer son temps commence par l’élimination des sources
de perte de temps.
Une question de méthode
Une autre question peut se poser devant nos mails : faut-il
agir tout de suite, planifier ou les lire et y revenir après ?
Certains vous diront : " Si l’opération à réaliser est
brève, moins de 5 mn, faites-la tout de suite et vous en serez débarrassé.
Répondez immédiatement à tous les emails qui ne demandent pas de réflexion
particulière ou de recherche d’information ou de rédaction compliquée. C’est un
autre grand principe de la gestion du temps : débarrassez-vous de ce qui peut
être traité rapidement." Pour les emails qui demandent des actions
nécessitant plus de temps, ce sont les délais de réalisation qui vous dicteront
la conduite à tenir.
Autres conseils :
- Ne consultez pas votre courrier plus de 2 à 3 fois par
jour
- Supprimez tous les emails dont vous n’aurez pas besoin
dans le futur
- Garder dans votre boîte de réception uniquement que les
mails immédiatement indispensables
- Si vous avez plusieurs adresses email, regroupez-les sur
un seul compte
- Essayer de répondre à vos mails en 5 phrases maximum (être
concis pour aller à l’essentiel)
Allez, il ne vous reste plus qu'à appliquer ces bons
conseils et si vous connaissez d'autres règles ... et bien faites-moi un mail ....
ou un commentaire ...
Olivier
