ingenieurs de maintenance : savez-vous utiliser correctement votre messagerie?

Du bon usage de la messagerie dans l’entreprise

    L'Observatoire de la responsabilité sociétale des Entreprises (ORSE) a publié un rapport intéressant visant à inciter les entreprises à un bon usage de la messagerie électronique.

Quel est celui d'entre nous qui n'a pas pensé un jour qu'il passait trop de temps au boulot à lire ses mails, à n'avoir pas le temps de répondre à tous ses mails, à trouver qu'un bon nombre de mails ne l'intéressaient pas et encombraient sa boîte, à définir avec peine une liste des destinataires ...!!!

     Des chercheurs ont mesuré et annoncé que :

- 56% des utilisateurs consacraient plus de 2h par jour à la gestion de leur boîte de réception

- 65% des utilisateurs déclaraient vérifier leur messagerie toutes les heures (mais ils le font en réalité toutes les 5 minutes ...)

- 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle

- 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 mails par jour…!!

     Quel stress ...!! la sollicitation est permanente et la messagerie entraine une perte de concentration ( les chercheurs ont défini qu'on mettait 64 secondes pour reprendre le fil de notre pensée après avoir reçu un mail ...)

     Les mails peuvent avoir un effet bénéfique sur l'organisation du travail dans une entreprise mais aussi des effets pervers : moins de temps à la réflexion, isolement, ne plus savoir traiter les priorités : "l'urgence a tendance à tenir lieu de hiérarchie", on travaille mais n'est-ce pas à des tâches accessoires ? Combien de temps passé à lire (et à relire souvent), à classer, à répondre, à supprimer... tous ces mails, pour quel résultat ?... 

Alors, comment trouver le bon équilibre ? y-a-t-il des règles simples pour minimiser ces effets pervers ? 

     Quand j'étais ingénieur chez Renault, l'entreprise nous avait diffusé quelques conseils , dont je vous fais part, qu'elle avait nommés :

Les 7 "R" :

N°1 : Rédigez des objets des mails clairs : indiquez dans l'objet du mail la nature du contenu, ce que vous attendez des principaux destinataires

N°2 : Réduisez la longueur de vos mails (mais copiez dans le mail un message d'une page non destinée à l'archivage, plutôt que de l'envoyer en pièce jointe)

N°3 : Résumez si nécessaire : faites une synthèse de 5 lignes en cas de mail de plus d'une page

N°4 : Rassemblez les pièces jointes. Limitez à 2 le nombre de pièces jointes, donnez-leur un nom explicite pour tous les destinataires et décrivez succinctement leur contenu

N°5 : Rappelez votre absence : message de notification automatique. Indiquez la date de retour et le délégataire.

N°6 : Réduisez la diffusion de vos mails aux acteurs pertinents (réellement intéressés)

N°7 :  Réactualisez vos listes de diffusion (listes ciblées)

     Bien gérer son temps commence par l’élimination des sources de perte de temps.

Une question de méthode

     Une autre question peut se poser devant nos mails : faut-il agir tout de suite, planifier ou les lire et y revenir après ?

     Certains vous diront : " Si l’opération à réaliser est brève, moins de 5 mn, faites-la tout de suite et vous en serez débarrassé. Répondez immédiatement à tous les emails qui ne demandent pas de réflexion particulière ou de recherche d’information ou de rédaction compliquée. C’est un autre grand principe de la gestion du temps : débarrassez-vous de ce qui peut être traité rapidement." Pour les emails qui demandent des actions nécessitant plus de temps, ce sont les délais de réalisation qui vous dicteront la conduite à tenir.

Autres conseils :

- Ne consultez pas votre courrier plus de 2 à 3 fois par jour

- Supprimez tous les emails dont vous n’aurez pas besoin dans le futur

- Garder dans votre boîte de réception uniquement que les mails immédiatement indispensables

- Si vous avez plusieurs adresses email, regroupez-les sur un seul compte

- Essayer de répondre à vos mails en 5 phrases maximum (être concis pour aller à l’essentiel) 

Allez, il ne vous reste plus qu'à appliquer ces bons conseils et si vous connaissez d'autres règles ... et bien faites-moi un mail .... ou un commentaire ...

Olivier