La passation de relais se fait aussi, sans que ce soit un départ de la fonction ou de l’entreprise, dans le cas de changement de poste, de quart, d’équipe…
Comment bien transmettre alors le relais à son successeur?
C’est encore une fois dans la Marine qu’on peut trouver sur ce sujet des procédures claires, formalisées, rigoureuses. Et Lionnel Parant, Ingénieur maintenance, en a écrit un article dans la revue « Production Maintenance ». En voici quelques extraits:
« La passation de suite d’une personne quittant son poste (ou une fonction) au profit de son successeur garantit la continuité opérationnelle de ce poste. A la fois écrite, matérielle et physique, la transmission des données se doit d’être rigoureuse et exhaustive. Cela concerne aussi bien les postes d’emploi que les actions fonctionnelles. Ces passations de suite sont tout particulièrement importantes dans le domaine de la maintenance:
– changement de chef d’atelier, de Directeur de maintenance, de techniciens…
– relève d’équipes de maintenance travaillant sur une même installation (2×8 heures ou 3×8 heures)
– relève de poste de conduite ou de quart devant superviser des opérations périodiques de maintenance
– rondes de surveillance et de contrôle.
Afin d’assurer une transition la plus complète possible, plusieurs outils sont utilisés comme les check-lists, les briefing/debriefing et les canevas formatés de transmissions de poste ou de fonction.
Passation de suite dans le cadre d’un changement de poste d’emploi.
Cette suite sera d’autant plus fiable qu’elle aura été préparée correctement, suffisamment à l’avance et transmise sans précipitation ni omission. Une passation de suite commence à être rédigée dès lors que l’on sait que l’on va quitter un poste.
Son développement et son enrichissement sont ensuite réalisés au fur et à mesure jusqu’à la période de recoupement durant laquelle le « quittant » transmet méthodiquement tous les éléments de suite au « prenant ».
Le document de passation de suite sert alors de support écrit pour balayer l’ensemble des points relatifs au poste.
Un programme est alors établi au profit du prenant pour permettre à la fois:
– une transmission de la totalité des données;
– une visite des locaux et des installations de l’organisme, tout au moins les parties le concernant;
– une présentation du personnel de l’organisme(supérieurs, collaborateurs, subordonnés, associés…)et, dans la mesure du possible, les points de contacts des entreprises et des sociétés avec lesquelles il aura à travailler;
– une présentation des documents et des textes importants, notamment ceux qui le concerne directement;
– les affaires et les chantiers en cours;
– les plans d’action détaillés de l’organisme, du service, du département (opérationnel, stratégique, qualité, prévention, environnement…)
Le dossier de passation de suite contient en particulier:
– la présentation générale et l’organisation de l’organisme
– En introduction, une description actualisée de l’organisation et des services est nécessaire ( organigrammes structurels et fonctionnels, référence des textes…)
Toutes les tâches périodiques sont listées sur un échéancier dans lequel on retrouve le libellé de la tâche à effectuer, la référence qui donne les modalités d’exécution, les dates butoir, le pilote de chaque tâche, les rédacteurs, les destinataires et les enregistrements relatifs à la qualité.
Les ressources humaines, la gestion du personnel et les contacts
Sont détaillés dans cette partie les organigrammes, les fonctions principales et transverses ainsi que les qualifications du personnel de l’organisme. Un annuaire est donné soit par un lien hypertexte, soit en pièce jointe au dossier de passation de suite.
Il en est de même pour les contacts extérieurs à l’organisme, dont il s’agit de donner la liste des coordonnées détaillées, complétée le cas échéant d’un répertoire de cartes de visite à jour.
La documentation et les supports de travail
L’essentiel de la documentation est listé en annexe du dossier de passation de suite par domaine et par thème: dossiers techniques, dossiers logistiques, dossiers de maintenance, carnets matriculaires, certificats de conformité, consignes d’exploitation, historiques, textes législatifs et réglementaires.
Les installations, les équipements et les matériels
Un tableau permet d’en énumérer l’ensemble en précisant les points suivants:
libellé, utilisation, caractéristiques principales, localisation, responsable, référence de l’historique associé et observations éventuelles. Si besoin, un point est également fait sur les outillages traditionnels et spécifiques. Dans la mesure du possible, des schémas et des photographies sont insérés.
La prévention et l’environnement
Tous les points relatifs à la prévention et à la protection de l’environnement sont résumés en mettant l’accent sur les affaires en cours;: le dernier compte-rendu du CHSCT, le dossier d’analyse des risques, les plans de prévention, de dossier des installations classées pour la protection de l’environnement, les lieux de stockage des produits dangereux.
Les finances et le contrôle de gestion, l’administration
Un bilan financier et comptable lié au poste est détaillé. Les aspects relatifs au contrôle de gestion sont également présentés dans ce paragraphe.
Les divers points ayant trait à l’administration et les affaires générales sont abordés, notamment pour les déplacements, les missions, les aspects pratiques et matériels ( fournitures bureautiques, places de parking, autorisations d’accès, restauration…)
Ainsi , la mise en œuvre de toutes ces actions peut paraître relativement lourde et fastidieuse. Pour autant, elles garantissent a minima une capitalisation de la mémoire solide qui, à terme, représente un support précieux pour une progression efficiente et une continuité opérationnelle fiable. Dans ce sens, on veillera à informatiser chaque historique, retour d’expérience et passation de suite pour un archivage aisé et une recherche rapide et complète. »
Lionnel Parant
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