Maintenance sous-traitée : Quoi, Comment, les règles de l'art...

 Dans une entreprise, dans une usine, le Responsable Maintenance se posera( et doit se poser ) un jour ou l'autre, les questions suivantes au sujet de la sous-traitance de certaines activités de son secteur :
- que dois-je sous-traiter?
- que dois-je absolument conserver et ne pas sous-traiter ?
- comment bien sous-traiter ? quelles sont les règles de l'art en la matière ?
- comment bien définir mon besoin , pour avoir des coûts les mieux définis et les moins élevés ?
- comment mesurer et comparer les performances ( en qualité, en coût, en compétence...)?

1- RAISONS DE SOUS-TRAITER
Assistance Technique (ex: pendant la montée en cadence de nouvelles installations )
Flexibilité ou contraintes ( compétences d'appoint , adaptation à la demande du marché) , organisation ( 2x8 , 3x8) , démarrage usine nouvelle )
Aide pour installations spécifiques , pointues- Expert haute technicité ( compétences difficiles à acquérir ou à maintenir, faible nombre d'installations )
Activités spécifiques dont la fréquence est trop faible pour justifier l'entretien de compétences
Activités répétitives à faible valeur ajoutée en compétence ( ex : réparation containers , nettoyage bureaux et abords, entretien pelouses...)
Activités trop éloignées des métiers pour y être intégrées- recentrage sur le coeur du métier (ex : laser)
Contraintes réglementaires ( appareils de levage , de lutte contre incendie, accumulateurs ..)
Coût externe inférieur à coût interne - Pour améliorer la productivité opérationnelle , les ratios économiques .
Globalisation d'activités ( ex : réparations ) - Lots groupés multi-techniques

2- NE PAS SOUS-TRAITER
Le suivi permanent du processus industriel
La maintenance des installations critiques , stratégiques pour le process ( maîtrise des opérations )
L'auto-maintenance TPM : maintenance autonome : nettoyage - interventions et préventif niv 1 et 2 .
Le savoir-faire ( core business) - L'expertise - Les filières Métiers
Les tâches qui contribuent au maintien des compétences ( ex : automatisme , robotique ..)
Les activités qui garantissent à tout moment la sureté d'une installation
Le pilotage de la fiabilisation , des améliorations , des actions de progrès ( capitalisation )
L'encadrement , le pilotage , le suivi des travaux : planification , ordonnancement , conduite des opérations de maintenance
Les méthodes maintenance , l'ingénierie Maintenance centrale usine
Le pilotage des systèmes d'infos maintenance
Garder la maîtrise d'ouvrage de toutes les activités , la coordination des intervenants
Quand il y a une disponibilité de ressources internes ( ex: utilisation du personnel à aptitude réduite )
Si le coût externe est supérieur au coût interne

3- LES REGLES DE L'ART

3-1)PREPARATION :Réaliser un cahier des charges bien défini , validé par l'exploitant ( le client ) - avec les derniers alignements techniques .(à partir du cahier des charges type existant)
Etre clair sur les prestations attendues et les objectifs à atteindre
Prévoir pour les contrats supérieurs à 1 an, une clause de productivité annuelle , quantifiable ( hors formule théorique)
Prévoir des contrats avec clause de réversibilité ( avec préavis de 3 mois )
Prévoir des contrats avec accord de coopération ( durée , renouvellement , bonus / malus, productivité ..) - objectifs de progrés partagés
Prévoir des contrats pluriannuels , de durées les plus longues ( 3 ans et plus )
Etre financièrement acceptable : Rentabilité des coûts ( les plus globaux ) de sous-traitance- Transformation des coûts fixes en coûts variables .
3-2)CONSULTATION :
Globaliser par métiers , technologies , site ...
Réduire le nombre de sous-traitants prestations multi-techniques
Exiger une qualité des Prestataires : Professionnalisme et stabilité, compétence des intervenants , maîtrise d'oeuvre
S'assurer d'une adaptabilité satisfaisante aux évolutions de périmètre , de volume , d'organisation , de technologie
Imposer une obligation de résultats quantifiables , mesurables ( critères de réception )
Identifier des indicateurs contractuels de résultats : fiables, utiles , agréés par tous les acteurs , pertinents quant au besoin industriel
Responsabiliser le prestataire sur le volume de production du site
Donner de la visibilité aux prestataires pour qu'ils soient aussi une force de proposition
Respecter la confidentialité d'échange , en consultation , et la confidentialité Produit après la commande .
3-3 MISE EN OEUVRE :
S'assurer que les dossiers machine sont accessibles et complets : documentation , historiques , nomenclatures, pièces de Rechange .
Garder la maîtrise de l'audit - Exercer des contrôles pour dégager des axes de progrès ou se remettre en question
Réceptionner les travaux ( jalons définis en contenus et respectés en délais )
Organiser des réunions planifiées opérationnelles Production - Maintenance - Prestataire , et leurs suivis .
Organiser des réunions planifiées d'avancement des actions de progrés et de capitalisation .
Suivre l'état des dépenses Pièces de rechange .
Expliquer les raisons de "faire ou faire-faire" au personnel interne , dialogue social , transparence ..
Assurer une bonne collaboration Achats / services techniques : panel , Cahier des Charges , durée prestation , contrat , résultats ...

4- REMARQUES GENERALES
Attention à la perte de savoir-faire par sous-traitance - Se recentrer sur les métiers de base
En phase de démarrage d'une nouvelle usine , la maintenance du process et du patrimoine peut être sous-traitée , avant une reprise en main en interne , progressive et plus ou moins limitée , en commençant par les experts et l'ingénierie maintenance .
Ne pas sous-traiter sans avoir analyser , au préalable , le bon et plein emploi des ressources internes
Distinguer sous-traitance industrielle et sous-traitance de marché ,
Evolution à suivre ( ou à anticiper): sous-traitance travaux d'entretien ponctuels , sous-traitance plus large de la fonction Maintenance ( contrat perfos , gestion Pièces de rechange , GMAO ..)
Nous espérons vous avoir apporter quelques réponses concrètes à des questions importantes quant à la sous-traitance de certaines activités de maintenance . Une liste des activités de maintenance sous-traitables peut complémenter cette réflexion .

Olivier